W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca może napotkać problem klientów, którzy nie regulują swoich zobowiązań. Taka sytuacja nie jest rzadkością, nawet jeśli chodzi o partnerów, z którymi współpracujemy regularnie. Chociaż opóźnienia w płatnościach mogą się zdarzyć, kluczowe jest to, jak zamierzasz odzyskać swoje pieniądze.

Zastosowanie się od razu do procedur sądowych nie zawsze jest najlepszym wyjściem. Pierwszym etapem powinno być dążenie do rozwiązania problemu drogą polubowną, niezależnie czy chodzi o niewielkie pożyczki, czy większe pieniądze.

Na czym polega windykacja polubowna?

Zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia – kim jest wierzyciel. Odnosi się to do jednostki, która posiada uprawnienia do oczekiwania spełnienia pewnego obowiązku przez inną osobę (dłużnika) w oparciu o zobowiązanie między nimi.

Windykacja to proces, w ramach którego wierzyciel stara się odzyskać swoje środki od dłużnika. Wspomniany proces jest uregulowany prawnie przez art. 353 § 1 k.c., odnoszący się do ogólnej zasady zobowiązań. Istnieją dwa główne sposoby prowadzenia windykacji:

  • Sądowo-egzekucyjna – odbywa się przy użyciu odpowiednich procedur sądowych i polega na dochodzeniu swoich praw w sądzie.
  • Polubowna – to bardziej elastyczny sposób, polegający na negocjacjach i porozumieniu między wierzycielem a dłużnikiem, bez ingerencji sądu.

Chociaż wielu ludzi kojarzy windykację głównie z działaniami sądowymi, to obecne tendencje wskazują, że firmy windykacyjne stawiają na podejście polubowne jako pierwszy krok w procesie odzyskiwania długów.

Windykacja polubowna – co to właściwie jest? To forma dialogu, którego celem jest znalezienie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony, a nie konfrontacja.

Warto wiedzieć!

Kiedy wierzyciel podejmuje próbę rozwiązania problemu zadłużenia w drodze negocjacji i porozumienia, dłużnik często odczuwa większą chęć współpracy i poczucie odpowiedzialności za uregulowanie zobowiązań. Dzięki temu podejściu można uniknąć niepotrzebnych kosztów sądowych oraz potencjalnego uszczerbku na wizerunku firmy czy relacji biznesowej.

W wielu przypadkach jest to rozwiązanie korzystne zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika, pozwalające na zachowanie dobrej atmosfery współpracy i zaufania na przyszłość.

Dowiedz się: Co dla wierzyciela oznacza częściowa spłata zadłużenia?

Co oznacza samodzielna windykacja polubowna?

Jeśli planujesz samodzielne odzyskiwanie należności, zaplanuj strategię działania krok po kroku. Możesz:

  • zacząć od delikatnego przypomnienia o zaległej płatności po tygodniu, miesiącu czy kwartale; informować o bieżąco naliczanych odsetkach;
  • skierować do dłużnika upomnienie oraz ostrzec o potencjalnym wpisie do Rejestru Dłużników;
  • a na koniec wysłać wezwanie do zapłaty przed ewentualnym postępowaniem sądowym.

Jeśli Twoje działania w zakresie samodzielnej windykacji nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, możesz zdecydować się na współpracę z Biurem Informacji Gospodarczej albo rozpocząć procedurę sądową. Często nawet samo pismo z sądu może przekonać dłużnika, że wierzyciel jest zdecydowany odzyskać swoje pieniądze i nie zamierza odpuścić.

Podczas przeprowadzania windykacji polubownej nie powinno się:

  • Grozić dłużnikowi ani zastraszać – wg art. 190 kodeksu karnego „Kto grozi innej osobie popełnieniem przestępstwa na jej szkodę lub szkodę osoby najbliższej, jeżeli groźba wzbudza w zagrożonym uzasadnioną obawę, że będzie spełniona, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”
  • Ubliżać – zniewaga również uregulowana jest prawnie, dzięki art. 216 kodeksu karnego – „Kto pomawia inną osobę, grupę osób, instytucję, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej o takie postępowanie lub właściwości, które mogą poniżyć ją w opinii publicznej lub narazić na utratę zaufania potrzebnego dla danego stanowiska, zawodu lub rodzaju działalności, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności”.
  • Zamieniać się w stalkera – nękanie również jest karalne, o czym mowa w art. 190a kodeksu karnego – „Kto przez uporczywe nękanie innej osoby lub osoby jej najbliższej wzbudza u niej uzasadnione okolicznościami poczucie zagrożenia lub istotnie narusza jej prywatność podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.”

Jak długo trwa windykacja polubowna?

Przepisy nie określają terminów, które przedsiębiorcy musieliby przestrzegać w kontekście windykacji. Niemniej jednak nie warto przeciągać windykacji polubownej.

Jeżeli dłużnik wyraźnie nie wykazuje chęci do porozumienia, ignoruje ustalenia lub unika kontaktu, wtedy warto rozważyć ścieżkę sądową. Przedłużanie procesu polubownego przez lata jest nieefektywne. Im starszy jest dług, tym trudniej będzie go później odzyskać, nawet poprzez sąd.

Jakie korzyści niesie za sobą windykacja polubowna?

Polubowna windykacja niesie takie korzyści dla dłużnika jak:

  • Ustalanie elastycznych rat dostosowanych do możliwości finansowych dłużnika. Plan spłat jest zawsze krojony na miarę, uwzględniający indywidualne potrzeby osoby zadłużonej. Wysokość, liczbę i terminy rat dostosowuje się do jej sytuacji finansowej.
  • Stałość ustalonych warunków. Otrzymując pewność, że raz ustalone z wierzycielem warunki pozostaną niezmienne, pod warunkiem terminowego regulowania płatności.
  • Wstrzymanie wpisu do Biur Informacji Gospodarczej (BIG). Brak spłaty zobowiązań często prowadzi do negatywnego wpisu w BIG, co może utrudnić korzystanie z różnych usług finansowych w przyszłości. Dzięki ugodzie ten wpis jest wstrzymywany, co ułatwia codzienne funkcjonowanie i dostęp do różnorodnych usług.
  • Uniknięcie dalszych działań prawnych, takich jak postępowanie sądowe czy interwencja komornika. Pozwala to utrzymać kontrolę nad własnymi środkami, gdyż komornik mógłby zablokować dostęp do części środków na koncie, co miałoby wpływ na domowy budżet.
  • Komfort zawierania ugody i brak ciągłych wezwań od wierzyciela. Współczesne firmy windykacyjne oferują możliwość zawarcia porozumienia oraz monitorowania i regulowania płatności online. Wystarczy zalogować się na swoje konto, aby zobaczyć dostępne opcje i móc dokonywać płatności w prosty sposób, np. przez BLIK.

W przypadku windykacji polubownej korzyści dla wierzyciela to przede wszystkim:

  • zminimalizowane napięcie związane z odzyskiwaniem należności,
  • szeroki wachlarz metod skłaniających dłużnika do uregulowania zobowiązań,
  • utrzymanie pozytywnych stosunków między zainteresowanymi stronami
  • uniknięcie kosztów związanych z postępowaniem sądowym,
  • bardziej efektywne odzyskiwanie należności,
  • bezpośrednia komunikacja z dłużnikiem,
  • pełna nadzór nad całością procesu odzyskiwania długu.

Przeczytaj też: Różnice między windykatorem a komornikiem - jakie są?

Jakich kosztów można uniknąć dzięki windykacji polubownej?

Koszty procesu windykacyjnego przez wierzycieli występują na różnych etapach procesu:

  • W fazie windykacji polubownej – do kosztów zalicza się wydatki na monity i wezwania do zapłaty, opłaty związane z wpisem do bazy dłużników oraz ewentualne prowizje dla firm windykacyjnych, jeśli decydujemy się skorzystać z ich usług.
  • W fazie windykacji sądowej – głównym wydatkiem jest opłata sądowa przy składaniu pozwu. Jej wartość waha się od 30 do 1000 zł dla roszczeń do 20 000 zł, a dla wyższych kwot wynosi 5% wartości długu. Dodatkowo mogą pojawić się koszty związane z usługami prawnika czy firmy windykacyjnej.
  • W fazie windykacji komorniczej – zazwyczaj dłużnik ponosi koszty działań komornika. Niemniej jednak w niektórych sytuacjach wierzyciel może zostać obciążony pewnymi opłatami, jak np. koszt przekazania sprawy komornikowi spoza jego terytorium działania.

Chociaż teoretycznie dłużnik pokrywa koszty windykacji sądowej i komorniczej, w praktyce jest tak tylko wtedy, gdy dłużnik ma środki finansowe i komornikowi udaje się je odzyskać.

Jak prowadzona jest windykacja polubowna?

Etap windykacji polubownej obejmuje kilka kluczowych kroków:

  • Wysłanie do dłużnika pisma z przypomnieniem o zaległej płatności i wskazaniem minionej daty terminu. Czasem z powodu różnych okoliczności (zapomnienie, zmiany w firmie itp.), dłużnicy przeoczą termin płatności, więc takie pismo może skłonić ich do szybkiego uregulowania długu.
  • Jeśli pierwsze przypomnienie nie przynosi efektu, warto spróbować sięgnąć po bezpośredni kontakt z dłużnikiem. Komunikacja powinna być bardziej zdecydowana, ale jednocześnie należy zachować formę, która pozwoli później udokumentować podjęte działania.
  • Formalny dokument wysyłany do dłużnika, w którym przedstawione są szczegóły zaległego zadłużenia oraz ewentualne konsekwencje związane z jego niespłaceniem. W wezwaniu powinny znaleźć się m.in. dane obu stron, wysokość długu, informacje o zobowiązaniu, odsetki oraz dane do przelewu.
  • Jeśli wcześniejsze działania nie przyniosły efektu, konieczne jest wysłanie tzw. przedsądowego wezwania do zapłaty. Taki dokument sygnalizuje dłużnikowi, że w przypadku braku reakcji, sprawa trafi do sądu.

Windykacja polubowna i sądowa – różnice

Windykacja polubowna polega na staraniach odzyskania długów bez angażowania sądowych instytucji. Jest to pierwszy etap windykacyjny, w którym dąży się do rozwiązania problemu zadłużenia poprzez dialog i negocjacje z dłużnikiem.

W praktyce oznacza to wysyłanie monitów, wezwań do zapłaty czy bezpośredni kontakt telefoniczny. Jeśli jednak próby polubownego rozwiązania problemu nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, następuje etap windykacji sądowej.

W tym przypadku wierzyciel zwraca się do sądu z wnioskiem o wydanie odpowiedniego tytułu wykonawczego (np. nakazu zapłaty). Dopiero po uzyskaniu takiego dokumentu możliwe jest rozpoczęcie egzekucji komorniczej.

Windykacja sądowa jest zazwyczaj bardziej czasochłonna i kosztowna, dlatego wielu wierzycieli dąży do załatwienia sprawy na etapie windykacji polubownej.

Warto wiedzieć: Egzekucja długów od firmy – jak odzyskać należne środki?

Windykacja polubowna z firmą windykacyjną – co warto wiedzieć?

Firmy zajmujące się odzyskiwaniem długów działają w ramach prawa, dążąc do odzyskania zaległych należności. Mogą one korzystać z różnych legalnych metod, takich jak próby kontaktu telefonicznego, wysyłanie wezwań do zapłaty czy nawet osobiste odwiedziny u dłużnika.

Uwaga!

Ważne jest jednak, by ich działania były zgodne z prawem i nie naruszały praw konsumenta. Firmy windykacyjne nie mogą stosować metod wprowadzających w błąd, używać gróźb czy wywierać presji, zarówno fizycznej, jak i psychicznej. Jeśli firma przekroczy te granice, można zgłosić jej działania do odpowiednich organów, takich jak Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Ochrona prywatności i danych osobowych dłużnika jest priorytetem w procesie windykacji. Każda rozmowa z dłużnikiem powinna być prowadzona w sposób kulturalny i z poszanowaniem jego prywatności, unikając np. kontaktowania się w niewłaściwych godzinach. Przedstawiciel firmy windykacyjnej powinien jasno się identyfikować, tak aby dłużnik miał pewność, kto się z nim kontaktuje.

Dłużnik ma prawo być informowany o wszystkich istotnych szczegółach dotyczących jego długu – dlaczego jest dochodzony, kto jest wierzycielem, jaką kwotę ma zapłacić i jakie mogą być konsekwencje niepłacenia, takie jak wpis do baz danych kredytowych czy biur informacji gospodarczej.

Gdy polubowna windykacja długów zwiedzie, wierzyciel może zdecydować się na podjęcie kroków sądowych w celu dochodzenia swoich roszczeń.

Przeczytaj też: Pomoc dla osób zadłużonych. Co oferuje rząd i fundacje?