Wezwanie do zapłaty od wierzyciela może przyjąć różne formy – przedsądowe, ostateczne lub sądowe. Brak sztywnych wytycznych co do formy umożliwia dostosowanie rodzaju wezwania do specyficznej sytuacji.

Każda z tych form ma na celu przyspieszenie procesu odzyskiwania zaległych płatności, zwłaszcza w przypadku zobowiązań takich jak niespłacone kredyty gotówkowe czy pożyczki.

W dalszej części tekstu wyjaśnimy m.in., jak skonstruować przedsądowe wezwanie do zapłaty, co powinno zawierać i jak je dostarczyć.

Na czym polega przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Co oznacza przedsądowe wezwanie do zapłaty? To pisemny komunikat o charakterze windykacyjnym, którego głównym celem jest skłonienie dłużnika do opłacenia zaległego zadłużenia.

Zazwyczaj jest to krok podjęty, gdy wcześniejsze, łagodniejsze próby odzyskania długu, takie jak przypomnienia mailowe, rozmowy z dłużnikiem czy telefoniczne monity, nie przynoszą oczekiwanych efektów.

Wysyłając ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, informujesz opornego kontrahenta o ostatniej dostępnej szansie na spłatę zaległości, zanim sprawa zostanie skierowana do sądu.

Kto może napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest narzędziem, które może zostać zastosowane zarówno przez osobę lub firmę, która jest uprawniona do otrzymania spłaty zaległego długu, jak również przez profesjonalne agencje windykacyjne działające w ich imieniu.

To podejście ma zastosowanie w różnych scenariuszach, np. w przypadku braku regulacji faktury, opłaty za czynsz lub dzierżawę. Może być inicjowane przez różne podmioty, takie jak banki, spółdzielnie mieszkaniowe lub współpracujący partnerzy biznesowi.

W sytuacji, gdy dłużnik nie wywiązuje się z finansowych zobowiązań, przedsądowe wezwanie do zapłaty staje się narzędziem, które ma na celu zwrócenie uwagi na zaległość oraz skłonienie do podjęcia kroków w celu jej uregulowania.

Jak napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Niejeden wzór tego dokumentu znajduje się w sieci. Jest rezultat braku jednego standardowego wzoru takiego dokumentu. Dlatego istnieje możliwość własnoręcznego stworzenia wezwania, pod warunkiem uwzględnienia niezbędnych aspektów.

Co powinno zawierać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Skonstruowane w odpowiedni sposób pismo przedsądowe – wezwanie do zapłaty, musi zawierać pewne obligatoryjne elementy, w tym:

Data i miejsce wystawienia dokumentu

Warto rozpocząć od określenia daty i miejsca, w którym zostało sporządzone wezwanie.

Dane dłużnika i wierzyciela

Należy podać informacje o osobie zadłużonej oraz osobie lub firmie wierzyciela.

Kwota zadłużenia

W dokumencie powinna znaleźć się klarowna informacja dotycząca sumy zaległego długu.

Podstawowy tytuł zobowiązania

Należy wskazać, na jakiej podstawie dłużnik jest zobowiązany do zapłaty (np. faktura, umowa).

Termin spłaty

Zazwyczaj określa się krótki termin na uregulowanie długu, na przykład 7 lub 14 dni.

Podpis wierzyciela

W celu potwierdzenia autentyczności dokumentu wezwanie powinno zawierać czytelny podpis osoby lub reprezentanta firmy wierzyciela.

Ponadto można dołączyć pewne elementy dodatkowe, choć nie są one konieczne:

Załączniki

Do wezwania można dołączyć kopię dokumentu, który jest podstawą zobowiązania (np. nieopłacona faktura).

Odsetki za opóźnienie

Jeśli zostały naliczone, warto uwzględnić w wezwaniu odsetki za opóźnienie.

Rekompensata za windykację

Jeśli jest stosowne, można uwzględnić kwotę rekompensaty za koszty windykacji, jeśli została naliczona zgodnie z przepisami.

Numer konta

Przydatne jest podanie numeru konta, na które powinna zostać wpłacona spłata.

Informacja o konsekwencjach braku zapłaty

Warto poinformować dłużnika, że nieuregulowanie zadłużenia może skutkować skierowaniem sprawy do sądu, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami.

Propozycja spłaty ratami

W niektórych przypadkach można również zaproponować dłużnikowi rozłożenie płatności na raty.

Należy pamiętać, że forma i treść wezwania powinny być formalne i stanowcze. Dla podkreślenia znaczenia sprawy można wykorzystać wyróżnienia kolorystyczne, aby zwrócić uwagę na najważniejsze informacje.

Kiedy można wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty zazwyczaj stanowi pierwszy krok, jaki podejmuje wierzyciel w celu odzyskania należnych mu środków od dłużnika. Warto działać zdecydowanie i wysłać to pismo niezwłocznie, gdy tylko zauważysz, że dłużnik zaniedbuje swoje zobowiązania.

Szybkie podjęcie działań oraz aktywna postawa wierzyciela w obronie swoich praw mają kluczowe znaczenie dla skutecznego odzyskania długu. Przedsądowe wezwanie do zapłaty stanowi dla dłużnika ostatnią szansę na załatwienie sprawy przed ewentualnym skierowaniem sprawy do sądu.

Dlatego warto w wydanej treści tego pisma wyraźnie podkreślić, że jeśli dłużnik nie ureguluje swojego zobowiązania, następnym krokiem może być złożenie pozwu do sądu.

Jak dostarczyć przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Jak wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty? Zamiast wysyłać przedsądowe wezwanie do zapłaty listem zwykłym, lepiej zrobić to listem poleconym. Dzięki temu zyskasz dowód pokwitowania odbioru wysyłki.

W przypadku elektronicznych procesów upominawczych, prowadzonych przez e-sądy, taki sposób wysyłki będzie także spełniać wymogi prawa dotyczące prób rozwiązania sporu poza sądem.

Czy przedsądowe wezwanie do zapłaty można wysłać mailem? Takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami prawa od pewnego czasu i stanowi akceptowaną drogę informowania zarówno konsumentów, jak i partnerów handlowych o powstałych długach.

Warto wiedzieć!

Jeśli w umowie między stronami zawarto klauzulę dotyczącą dostarczania wezwań drogą elektroniczną, to mamy pewność, że skorzystanie z tej metody jest skuteczne i zgodne z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu podejściu nadawcy mogą wysyłać wezwania do zapłaty drogą elektroniczną, zamiast tradycyjną pocztą.

Jednak ważne jest, aby istniała umowna podstawa umożliwiająca taką formę dostarczania dokumentów. To zapewnia nie tylko skuteczność, ale także zgodność z obowiązującymi regulacjami prawymi.

Istnieje różnorodność przyczyn, które mogą prowadzić do niedoręczenia korespondencji. Jeśli jednak kolejne próby wysłania wezwania do zapłaty wracają niedostarczone na Twój adres, warto być realistą. Takie sytuacje sugerują, że może to być celowe działanie mające na celu uniknięcie odpowiedzialności za zaległe płatności oraz utrudnienie działań windykacyjnych.

Ale czy brak udanej doręczenia sprawia, że dokument traci swoją moc prawną? Niekoniecznie. Gdy listonosz nie spotyka adresata w domu, pozostawia awizo w skrzynce na listy, co zwykle oznacza kolejną próbę dostarczenia. W przypadku, gdy i ta próba nie przyniesie rezultatu, list polecony wraca do nadawcy po 14 dniach.

W sytuacji, gdy awizo było dwukrotnie wystawiane i korespondencja nie została odebrana, może to być uznane za domniemanie doręczenia. Oznacza to, że jeśli dłużnik miał 14 dni na odbiór przesyłki, ale tego nie uczynił, działa to na jego niekorzyść.

Uwaga!

Skierowanie sprawy na drogę sądową staje się możliwe, jeżeli dłużnik mimo dwóch prób awizowania nie odebrał przesyłki. Warto jednak pamiętać, że to domniemanie będzie miało miejsce tylko w przypadku, gdy przesyłka zostanie oznaczona jako "niepodjęcie w terminie".

Jeśli przesyłka zostanie opisana jako błędny adres (może się okazać, że dłużnik nie jest już pod adresem, którym dysponujesz), to domniemania tego nie obejmują.

Jeśli nie chcesz czekać 14 dni na informację o doręczeniu lub jego braku, alternatywnym rozwiązaniem może być wysłanie wezwania do zapłaty z elektronicznym potwierdzeniem odbioru.